Sistem Berkas Dan Pengarsipan : Penjabaran File
Klasifikasi File
Klasifikasi file berdasarkan isi file :
1. Master file
Jenis berkas file yang paling penting, berisi data yang relatif tetap.
Contoh : Sistem Rumah Sakit memerlukan file induk tentang catatan pasien, catatan penyakit, disamping file lainnya. Alasannya : file tentang catatan penyakit yg diderita pasien pada saat terdaftar bersifat tetap dan tidak akan berubah.
Master file terbagi dua :
a. Reference master file (berkas induk penunjuk)
Berisi record yang mungkin tidak berubah atau jarang berubah,
Contoh : data nasabah bank yang berisi nomor rekening, nama, alamat, dan sebagainya.
b. Dynamic master file (berkas induk dinamik) berisi record yang terus menerus berubah dalam kurun waktu terteentu atau pada setiap transaksi, Contoh : data stok barang dalam gudang pada sebuah Perusahaan.
2. Transaction file (Transfer berkas)
Berisi record yang akan memperbaharui atau meng-update (menambah, menghapus, mengubah record) yang ada pada master file.
Contoh : rekaman tentang pelanggan yang sudah membayar tagihan listrik akan membentuk file transaksi, sekali seminggu catatan pada file transaksi digunakan untuk memperhaharui record pada filemaster.
Alasannya : file tersebut memiliki tenggang waktu untuk di-update, berapa banyak listrik yang dipakai dan berapa besar biaya yang harus dibayarkan pengguna.
3. Report file
Berisi data yang dibuat untuk keperluan user yang dapat dicetak atau hanya ditampilkan di layar.
Contoh : data laporan keuangan atau akuntansi sebuah Perusahaan yang harus diketahui bagian-bagian terkait.
Alasannya : orang-orang pada bagian tertentu tersebut (akuntan/manager) harus mengetahui atau bahkan mencetak hasilnya untuk membantu dan mempertanggung jawabkan pekerjaan mereka.
4. Work file
Merupakan file sementara dalam sistem.
Suatu work file merupakan alat untuk melewatkan data yang dibuat oleh sebuah program ke program lain. Biasanya file ini dibuat pada waktu proses sortir.
Contoh : saat penyortiran bang berlangsung, saat itu juga file dibuat dan diproses.
Alasannya : agar diketahui barang yang layak jual ataupun yang tidak dikarenakan rusak/kesalahan pabrik.
5. Program file
Berisi instruksi untuk memproses data yang akan disimpan pada file lain/pada memori utama. Instruksi tersebut dapat ditulis dalam bahasa tingkat tinggi (COBOL, FORTRAN, BASIC, dll), bahasa assembler dan bahasa mesin.
Contoh : digunakannya sebuah bahasa pemrograman PASCAL untuk mengolah data nilai setiap siswa pada sebuah sekolah
Alasannya : untuk mengurangi kekeliruan atau kesalahan dalam perhitungannya.
6. Text file
Berisi input data alphanumeric dan grafik yang digunakan oleh sebuah text editor program. Text file hanya dapat diproses dengan text editor.
Contoh : penggunaan text file sebagai basis data pada website untuk menanggulangi webhosting gratis yang tidak mendukung DBMS.
Alasannya : untuk mengatasi masalah penyimpanan data pada webhosting yang bersifat gratis yang diolah dengan mesin program.
7. Dump file
Digunakan untuk tujuan pengamanan (security), mencatat tentang kegiatan peng-updatean, sekumpulan transaksi yang telah diproses atau sebuah program yang mengalami kekeliruan.
Contoh : membuat salinan dari seluruh data dalam perusahaan tersebut (back-up)
Alasannya : agar data yang telah dibuat dalam perusahaan tersebut tidak hilang begitu saja.
8. Library file
Digunakan untuk penyimpanan program aplikasi, program utilitas atau program lainnya.
Contoh : penyimpanan program aplikasi myob untuk pembuatan laporan akuntansi
Alasannya : simple saja, agar program yang ingin digunakan lebih mudah ditemukan/digunakan. Karena dalam satu perusahaan tidak hanya menggunakan satu aplikasi program.
9. History file
Merupakan tempat akumulasi dari hasil pemrosesan master file dan transaction file. File ini berisikan data yang selalu bertambah, sehingga file ini terus berkembang, sesuai dengan kegiatan yang terjadi.
Contoh : laporan akhir tahun perusahaan, seperti rangkuman seluruh data dalam perusahaan untuk disimpan.
Alasannya : agar perusahaan tersebut dapat melakukan evaluasi kerja dan laporan pada tiap tahunnya.
